فى إطار نهج كلية الصيدلة – جامعة المنصورة فى استمرار العمل بإصدارات جديدة تتواءم والتطور السريع في تقنية المعلومات تم عقد ورشة عمل كيفية إدارة نظام إدارة وحفظ المستندات والأرشيف والتى أقيمت تحت رعاية السيدة الاستاذ الدكتور/ منال عيد – عميد الكلية وإشراف د/ يسرا الفار – مدير وحدة تكنولوجيا المعلومات وحاضر فيها المهندس / علاء هيبه – مركز التقنية وذلك بحضورالأستاذ الدكتور / منال عيد -عميد الكلية والأستاذ الدكتور/ رشا بروه - وكيل الكلية لشئون التعليم والطلاب والأستاذ الدكتور / خالد بشير - وكيل الكلية لشئون الدراسات العليا والبحوث ولفيف من أعضاء هيئة التدريس ومدير عام الكلية ومديرى الإدارات والسادة العاملين بالكلية من كافة الإدارات والأقسام العلمية المعنيين بالعمل على النظام وفريق العمل بوحدة تكنولوجيا المعلومات 

بدأت ورشة العمل بكلمة الأستاذ الدكتور منال عيد - عميد الكلية مرحبة بالسادة الحضور ومهنئة الجميع بالمولد النبوى الشريف وان يعيده الله على الأمة الإسلامية باليمن والبركات وأشادت بفوز جامعة المنصورة بالمركز الأول على مستوى الجامعات المصرية والجهات الحكومية وحصولها على المركز الأول كأفضل موقع إلكترونى متوجهة بالشكر للدكتور شريف كشك - مدير مركز تقنية الإتصالات والمعلومات و الدكتور / جون فايز نائب المدير على الجهد المبذول من جانبهم 

وكذلك حصول كليه الصيدله جامعه المنصوره علي جائزه المؤسسه الحكوميه المتميزه - فئه الكليات ضمن المراكز العشر الأوائل من بين٤٨٠ كلية على مستوى الجامعات المصرية وقد أشادت سيادة العميد بأهمية نظام إدارة وحفظ المستندات والأرشيف وان النظام مطبق بالفعل بين مكتب سيادة رئيس جامعة المنصورة ومكاتب السادة العمداء

ثم كانت كلمة الدكتور/ يسرا الفار- مدير وحدة تكنولوجيا المعلومات والتى رحبت فيها بالسادة الحضور وهنأتهم بالمولد النبوى الشريف ..مضيفة أن ورشة العمل تزامنت مع فوز جامعة المنصورة ومركز تقنية الإتصالات والمعلومات بالمركز الأول كأفضل موقع إلكترونى تفاعلى كما توجهت بالشكر للدكتور/ شريف كشك - مدير مركز تقنية الاتصالات والمعلومات و د/ جون فايز - نائب مدير مركز تقنية الاتصالات والمعلومات لتقديهم مثل هذه الأنظمه وأنه تم التعاقد بالفعل بين كلية الصيدلة ومركز تقنية الإتصالات والمعلومات على نظام إدارة وحفظ المستندات والأرشيف موضحة أهمية النظام فى تيسير العمل وتحويل العمل والتسجيل اليدوي للمحفوظات إلى عمل إلكتروني منظم لكي يتواءم مع باقي الأنظمة وأن النظام يتواءم مع رؤية مصر 2030 لتحقيق التنمية المستدامة وإتجاه الدولة لبناء مصر الرقمية ولا يتحقق ذلك إلا بتبنى التحول الرقمى والمهارات الرقمية والإبداع الرقمى وتأتى الأهمية الكبرى لورشة العمل لتفعيل النظام فى كافة المراسلات  

وقد إستعرض المهندس / علاء هيبه الهدف الرئيسى من نظام إدارة وحفظ المستندات وانه قد تم إنشاءه بهدف حفظ المستندات المالية (موازنة – حسابات خاصة) والملفات الادارية (ملفات أعضاء هيئة التدريس – ملفات شئون عاملين - ملفات الصادر والوارد – الملفات القانونية – ملفات أخرى) الخاصة بالجامعة لتسهيل البحث على أي ملف أو مستند ومراجعته مما يساعد العاملين علي النظام علي توفير الوقت والمجهود
وأنه مصمم طبقاً للمعايير القياسية للعمل الإلكتروني ، حيث يمكن التعامل معه من خلال شبكات الانترانت

وقد شرح المهندس / علاء هيبه كيفية عمل هذا النظام وأنه يقوم بتصوير المستندات الورقية الخاصة بالملفات الإدارية والمالية وكذلك المكاتبات

كما أنه أوضح أن هذا النظام يقوم باستخراج التقارير التالية: تقرير يومي للملفات والمستندات، تقرير عام عن الملفات، تقرير عددي للمحفوظات خلال فترة معينة، إحصائية الملفات والمستندات الموجودة، تقرير عن الملفات المرفوعة